Freuen Sie sich schon auf die anstehenden Urlaubstage? Auf
eine entspannte Zeit abseits von der Alltagshektik? Damit die Erholung
tatsächlich gelingt, sollten Sie im Vorfeld die Weichen stellen. Wenn
Sie den Fehler vermeiden zu spät mit den Urlaubsvorbereitungen zu
beginnen, ersparen Sie sich unnötigen Stress.
1. Bennen Sie eine Urlaubsvertretung
Ihre Weitsicht ist gefragt: Verzichten Sie darauf, Ihren
Terminkalender in den letzten Tagen vor Ihrem Urlaub voll zu packen.
Planen Sie Luft für Unvorhergesehenes ein und bearbeiten Sie vorrangig
Sachverhalte, die Sie nicht delegieren können oder möchten. Klären Sie
rechtzeitig mit Ihren Mitarbeitern, wer Sie während Ihrer Abwesenheit
vertritt und wer für die unterschiedlichen Bereiche zuständig ist.
Vermeiden Sie den Fehler, einseitig einen Stellvertreter zu bestimmen.
Halten Sie mit Ihrem „Auserwählten“ zuvor Rücksprache, ob er bereit ist,
die Vertretung zu übernehmen. Besprechen Sie die zu übernehmenden
Aufgaben zeitig. Gibt es vereinbarte Sonderkonditionen oder
Terminabsprachen, die Sie getroffen haben? Sorgen Sie dafür, dass
ausreichend Zeit für offene Fragen bleibt.
2. Klare Absprachen erhöhen Ihren Erholungsfaktor
Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist wichtige Geschäftspartner vorab
über Ihren Urlaub zu informieren – das kann die Arbeit Ihrer Vertreter
erleichtern. Vergewissern Sie sich, dass Telefonanrufe, Mails und die
Post zielgerichtet weitergeleitet werden. Beim Mailverkehr ist eine
automatische Abwesenheitsnotiz hilfreich. Darin informieren Sie über
Ihre Abwesenheitsdauer und Vertreter. Klären Sie mit Ihrem Sekretariat,
in welchen Ausnahmefällen Sie im Urlaub erreichbar sind. Das sorgt für
ein gutes Gefühl und Sie brauchen sich tatsächlich keine Sorgen zu
machen – andernfalls würden Sie ja kontaktiert. Wie wäre es, wenn Sie
dabei Ihren „offiziellen Urlaub“ um ein, zwei Tage verlängern? Dann
können Sie Ihre Arbeitsbelastung nach Ihrer Rückkehr selbst ein wenig
steuern und zunächst dringliche Dinge mit etwas mehr Ruhe angehen.
3. Im Falle der Fälle – der Notfallplan
Nicht fehlen sollte ein übersichtlicher Notfallplan. Erstellen Sie
hierzu eine Checkliste nach dem Motto „Was ist zu tun, wenn…“. Diese
Vorgehensweise hat sich in der Praxis schon häufig bewährt – zu
Urlaubszeiten, aber auch bei kurzfristigen Krankheitsausfällen. Wenn
sich dadurch störende Telefonanrufe in Ihrem Urlaub erübrigen, hat sich
Ihre „To-do-Liste“ schon gelohnt.
Sie werden schnell merken, dass Ihre rechtzeitige Vorsorge Ihre
Urlaubsvorfreude und die Urlaubslaune steigert – schließlich wissen Sie
Ihr Unternehmen jetzt auch im Krisenfall gut aufgestellt. Wenn es Ihre
Zeit zulässt, sollten Sie das gute Gefühl auch nach Ihrer Rückkehr
weiterleben. Wie wäre es, zwischen Urlaubsende und Arbeitsbeginn einen
kleinen Zeitpuffer einzubauen? Ein Arbeitsbeginn am Dienstag oder
Mittwoch ermöglicht Ihnen einen sanften Übergang nach dem Urlaub und Sie
finden Schritt für Schritt wieder in Ihren Arbeitsrhythmus. Und jetzt –
schönen Urlaub!
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