Zeit- und Kostenfresser im Unternehmen – 4 Tipps für mehr Effizienz im Unternehmen

Wann haben Sie das letzte Mal bewusst über die Effektivität und Effizienz der Abläufe in Ihrem Unternehmen nachgedacht?

In der Hektik des Alltags neigen wir dazu, an gewohnten Abläufen festzuhalten und vergessen manchmal zu hinterfragen, ob das was und wie wir es tun nach wie vor sinnvoll ist.
Wir möchten Ihnen hier einige Denkanstöße aus der Praxis für die Praxis an die Hand geben und damit ermuntern, über Ihre Arbeitsweise, die Ihrer Mitarbeiter bzw. die des ganzen Unternehmens nachzudenken.

Die Grundlage dieser Ideen ist der Gedanke des Minimalismus – also die Beschränkung auf das Nötigste bzw. Wesentliche. (Möglicherweise haben Sie in diesem Zusammenhang schon von Marie Kondo gehört oder gelesen, die mit ihrem Ordnungsprinzip weltweit einen Aufräum-Trend ausgelöst hat. Ihr Buch „Magic Cleaning“ ist inzwischen ein Bestseller.)
Als Vorbild könnte uns die Schnecke dienen und anleiten. Sie trägt ihr Hab und Gut auf dem Rücken. Und sie hat alles, was sie benötigt.

Vom Grundprinzip her sollten Dinge, die nicht benötigt werden, erst gar nicht entstehen. Ganze Branchen leben davon, Unnützes mit einem erheblichen Aufwand an Zeit und Kosten zu verwalten, bis schließlich eine Entsorgung erfolgt, welche wieder enorme Kosten verursacht.

Hier vier praktische Anregungen:

  1. Drucken Sie keine E-Mails aus
    Das Phänomen des Ausdruckens von Mails soll es heute ja tatsächlich noch geben. Alleine der Druck und die Verteilung mit abschließender Ablage und Archivierung verschlingt bei dem momentanen Mailaufkommen Unsummen an Geldern. Die reine elektronische Aufbewahrung und elektronische Weiterleitung ist ja auch vom Ablauf her einfacher und schneller.
  2. Der Weg zum papierarmen Büro
    Papierlose Unternehmen – ständig liest und hört man davon. Doch gibt es das tatsächlich? Es muss ja nicht gleich das komplett papierlose Büro sein. Praxisbeispiele im delfi-net Netzwerk der zukunftsorientierten Steuerberater zeigen jedenfalls, dass eine Reduktion der Papiermenge um bis zu 80% möglich ist.
    Wer seine Dokumentenverwaltung von Papier auf Datei umstellt, spart gefühlt Kilometer an Regalen voller Akten. So können Flächen und Raumkosten eingespart werden. Auch Utensilien wie Regale und Ablagesysteme entfallen komplett. In der Folge gibt es weniger Drucker mit Papier- und Tonerverbrauch, das bedeutet, Sie tun auch etwas Gutes für die Umwelt.
  3. Legen Sie die Dauer einer Besprechung vorher fest
    Kennen Sie dies: Eine Besprechung wird für eine gewisse Zeit oder gar ohne Zeitbeschränkung angesetzt. Und dauert und dauert viel länger als vorgesehen. Rückblickend ist ein großer Teil der Besprechungsdauer ineffizient, da sie mit ständigen Wiederholungen, ausufernden Ausführungen und irrelevanten Themen gefüllt wird.
    Die Lösung: Das Ende einer Tagung sollte fix vorgegeben werden! Wenn der Zeitpunkt dann gekommen ist – einfach aufstehen und gehen! Der Lerneffekt für die Teilnehmerrunde ist garantiert! Abgesehen davon, dass jeder der Besprechungsteilnehmer pünktlich zu solchen Terminen zu erscheinen hat. Denn die Unpünktlichkeit eines Einzelnen verursacht ja die komplette Verschiebung des Zeitplans aller Teilnehmer.
  4. Kommunikationsstil mit Ihren Kunden
    Wie sehen Ihre Kundeninformationen aus? Mehrseitige Schreiben oder Mails, womöglich in einer für Laien schwer verständlichen Sprache? Was nützt Ihre fachliche Kompetenz, wenn derjenige, den es betrifft und der die Leistung bezahlt, nichts davon begreift. Formulieren Sie kurz, prägnant und verständlich. Wenn Sie den Gesamtumfang von Informationen und Hinweisen reduzieren werden es Ihnen Ihre Kunden danken. Und manchmal ist das gute alte Telefon immer noch das beste Kommunikationsmittel.

Drohende Sozialversicherungspflicht ab 01.01.2019 für Minijobs

Achtung Stolperfalle

Ab 01.01.2019 können bestimmte geringfügige Beschäftigungsverhältnisse aufgrund der gesetzlichen Regelungen im neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz sozialversicherungspflichtig werden.

Seit dem 01.01.2019 beträgt der gesetzlich vorgeschriebene Mindestlohn 9,19 € pro Stunde. Bisher konnten geringfügig Beschäftigte monatlich bis zu 50 Stunden arbeiten, ohne dass die Sozialversicherungspflichtgrenze erreicht wurde. Durch die Anhebung des Mindestlohns wird die Zahl der Stunden auf nur noch 48 Stunden pro Monat reduziert. Anderenfalls wird die Geringverdienergrenze überschritten.

Die große Unbekannte

Eine vielleicht nicht bekannte Regelung steckt in dem neuen Teilzeit- und Befristungsgesetz. Werden keine eindeutigen Regelungen zur täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit getroffen, gelten seit dem 01.01.2019 als gesetzliche Vermutung zur vereinbarten Arbeitszeit 20 Stunden als vereinbart – und nicht mehr wie bisher eine wöchentliche Arbeitszeit von zehn Stunden.

Wenn Sie eine geringfügige Beschäftigung vereinbaren wollen, für die die Pauschsteuer zur Anwendung kommen soll, dann darf der Arbeitslohn monatlich 450 € nicht überschreiten. Erfolgt die Tätigkeit in Form der Arbeit auf Abruf, müssen Sie im Arbeitsvertrag unbedingt eine feste Arbeitszeit vereinbaren, deren Entlohnung im Monat die 450-Euro-Grenze nicht übersteigt. Bei dem zurzeit allgemein geltenden Mindestlohn von 9,19 €/Stunde darf die Monatsarbeitszeit demnach 48,5 Stunden nicht übersteigen, wenn eine geringfügige Beschäftigung vorliegen soll. Fehlt eine Festlegung der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag, kommt das neue Teilzeit- und Befristungsgesetz zur Anwendung, und es wird gesetzlich eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche, d.h. ca. 80 Stunden pro Monat angenommen.

Beispiel:

Seit dem 01.01.2019 gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden je Woche als vereinbart. Legt man den seit 01.01.2019 geltenden Mindestlohn von 9,19 € zugrunde, müssen bei einem Wochenfaktor von 4,33 Wochen pro Monat 798,85 € vergütet werden. Die Geringverdienergrenze liegt jedoch nur bei 450 €. Diese Grenze wird damit überschritten.

Die rechtlichen Folgen können sein:

  • Die Arbeitnehmer können Lohn nachfordern.
  • Die Sozialversicherungsbeiträge können bis zu vier Jahre rückwirkend nachgefordert werden.

Wir raten Ihnen dringend, die Arbeitszeit der Minijobber vertraglich zu fixieren und ausdrücklich darauf zu achten, dass Arbeitszeiten fest vereinbart und hierüber geleistete Arbeitszeiten dokumentiert werden.

Lotse – Unser Mandantenmagazin Juli 2019

Die aktuelle Sommerausgabe enthält wieder reichlich praktische und wissenswerte Steuer- und Unternehmenstipps.

  • Drohende Sozialversicherungspflicht ab 1.1.2019 für Mini-Jobs
  • Das Arbeitszeugnis im Zeitalter der Digitalisierung
  • Zeit- und Kostenfresser im Unternehmen
  • Das Job-Rad – ökologisch, motivierend, praktisch
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Was macht eigentlich… ein/e Mitarbeiter/in im Bereich Lohn

Nach und nach veröffentlichen wir hier dann auch die einzelnen Artikel.

Die Urlaubsvorbereitung für Unternehmer – 3 Tipps zur Entspannung

Freuen Sie sich schon auf die anstehenden Urlaubstage? Auf eine entspannte Zeit abseits von der Alltagshektik? Damit die Erholung tatsächlich gelingt, sollten Sie im Vorfeld die Weichen stellen. Wenn Sie den Fehler vermeiden zu spät mit den Urlaubsvorbereitungen zu beginnen, ersparen Sie sich  unnötigen Stress.

1. Bennen Sie eine Urlaubsvertretung

Ihre Weitsicht ist gefragt: Verzichten Sie darauf, Ihren Terminkalender in den letzten Tagen vor Ihrem Urlaub voll zu packen. Planen Sie Luft für Unvorhergesehenes ein und bearbeiten Sie vorrangig Sachverhalte, die Sie nicht delegieren können oder möchten. Klären Sie rechtzeitig mit Ihren Mitarbeitern, wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt und wer für die unterschiedlichen Bereiche zuständig ist. Vermeiden Sie den Fehler, einseitig einen Stellvertreter zu bestimmen. Halten Sie mit Ihrem „Auserwählten“ zuvor Rücksprache, ob er bereit ist, die Vertretung zu übernehmen. Besprechen Sie die zu übernehmenden Aufgaben zeitig. Gibt es vereinbarte Sonderkonditionen oder Terminabsprachen, die Sie getroffen haben? Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Zeit für offene Fragen bleibt.

2. Klare Absprachen erhöhen Ihren Erholungsfaktor

Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist wichtige Geschäftspartner vorab über Ihren Urlaub zu informieren – das kann die Arbeit Ihrer Vertreter erleichtern. Vergewissern Sie sich, dass Telefonanrufe, Mails und die Post zielgerichtet weitergeleitet werden. Beim Mailverkehr ist eine automatische Abwesenheitsnotiz hilfreich. Darin informieren Sie über Ihre Abwesenheitsdauer und Vertreter. Klären Sie mit Ihrem Sekretariat, in welchen Ausnahmefällen Sie im Urlaub erreichbar sind. Das sorgt für ein gutes Gefühl und Sie brauchen sich tatsächlich keine Sorgen zu machen – andernfalls würden Sie ja kontaktiert. Wie wäre es, wenn Sie dabei Ihren „offiziellen Urlaub“ um ein, zwei Tage verlängern? Dann können Sie Ihre Arbeitsbelastung nach Ihrer Rückkehr selbst ein wenig steuern und zunächst dringliche Dinge mit etwas mehr Ruhe angehen.

3. Im Falle der Fälle – der Notfallplan

Nicht fehlen sollte ein übersichtlicher Notfallplan. Erstellen Sie hierzu eine Checkliste nach dem Motto „Was ist zu tun, wenn…“. Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis schon häufig bewährt – zu Urlaubszeiten, aber auch bei kurzfristigen Krankheitsausfällen. Wenn sich dadurch störende Telefonanrufe in Ihrem Urlaub erübrigen, hat sich Ihre „To-do-Liste“ schon gelohnt.

Sie werden schnell merken, dass Ihre rechtzeitige Vorsorge Ihre Urlaubsvorfreude und die Urlaubslaune steigert – schließlich wissen Sie Ihr Unternehmen jetzt auch im Krisenfall gut aufgestellt. Wenn es Ihre Zeit zulässt, sollten Sie das gute Gefühl auch nach Ihrer Rückkehr weiterleben. Wie wäre es, zwischen Urlaubsende und Arbeitsbeginn einen kleinen Zeitpuffer einzubauen? Ein Arbeitsbeginn am Dienstag oder Mittwoch ermöglicht Ihnen einen sanften Übergang nach dem Urlaub und Sie finden Schritt für Schritt wieder in Ihren Arbeitsrhythmus. Und jetzt – schönen Urlaub!

Fünf goldene Regeln für ansprechende Kundenbriefe

Werden Ihre Briefe – egal ob Werbung, Informationsschreiben, Angebote oder Mails – von Ihren Kunden gern (und hier liegt die Betonung auf GERN) gelesen? Oder landen Sie wie so viele Schreiben auf dem Stapel bzw. Posteingang „Später lesen“ (also nie) oder noch schlimmer gleich im Papierkorb?

In diesem Lotse-Artikel erhalten Sie praktische Tipps für kundenorientiertes Schreiben.

Mitarbeiterführung – Generation Y und Z und ihre Geheimnisse

Eine Kernaufgabe für Sie als Unternehmer ist der Aufbau einer  attraktiven Arbeitgebermarke. Denn hierdurch können Sie potentielle Mitarbeiter dauerhaft binden. Was man unter einer „attraktiven Arbeitgebermarke“ versteht, ist je nach Arbeitnehmer individuell. Sicher ist, dass je nach Generation die Ansprüche an den Arbeitgeber wechseln. Um ein attraktiver Arbeitgeber zu werden bzw. zu bleiben, sollten wir uns auf die nachfolgenden Generationen Y und auch schon Z einstellen. Als Generation Y werden die zwischen 1976 und 1998 geborenen bezeichnet. Die nächst Jüngeren sind dann die Generation Z. Eine klare Einteilung gibt es hier übrigens nicht. Der  Übergang ist fließend.

In diesem Lotse-Artikel lesen Sie welche Anforderungen diese Generationen an ihren Arbeitsplatz stellen

Mit dem Angebot punkten – So erhöhen Sie Ihre Verkaufschancen

Wie viele Angebote schreiben Sie im Jahr? 10, 20, 100? Und wie viele davon werden zu Aufträgen?
Wenn nahezu jedes Angebot zum Auftrag führt, Gratulation. In vielen Unternehmen liegt die Erfolgsquote allerdings bei rund 50%.
Es lohnt sich also, einmal das Angebot selbst genauer unter die Lupe zu nehmen, wie verkaufsfördernd es geschrieben ist.
In diesem Lotse-Artikel erhalten Sie fünf Tipps dazu

Lotse Steuerspartipps

Die Steuererklärung – nicht unbedingt eine der Lieblingsbeschäftigungen für Steuerpflichtige. Zum Glück haben Sie ja uns – die Steuerberater, die sich gern um all den „Formularkram“ kümmern und alle Steuerkniffe kennen.


Mit dieser 12-seitigen Broschüre möchten wir Ihnen einen Überblick über mögliche Steuersparmaßnahmen geben. Dabei hat es zwar nicht jedes einzelne Detail aus Platzgründen geschafft, hier erwähnt zu werden. Doch als unser Mandant können Sie beruhigt sein: Wir berücksichtigen natürlich alle individuellen Besonderheiten.

Was macht eigentlich ein…

Mitarbeiter Rechnungswesen Finanzbuchhaltung?

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.
Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in den nächsten Lotse-Folgen einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Nicole Sommer*

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt 😉