Viele Unternehmerinnen und Unternehmer fragen sich: Muss ich das alles kennen – oder reicht es, wenn ich ein paar Werkzeuge richtig gut nutze? Die gute Nachricht: Sie müssen nicht jedes neue Modell verfolgen. Entscheidend ist, dass Sie die Grundprinzipien verstehen, wie Sie KI im Unternehmen sinnvoll und sicher einsetzen.

Was sich dauernd ändert – und was stabil bleibt

Die Namen der Tools, die Versionsnummern und die spektakulären Demos ändern sich fast monatlich. Drei Dinge bleiben jedoch stabil:

1. KI ist ein Produktivitätsbooster, wenn sie bewusst eingesetzt wird.
   Ob Texte, E-Mails, Besprechungsprotokolle oder erste Entwürfe für Präsentationen: Moderne KI-Assistenten können vieles in Minuten erledigen, was sonst eine Stunde dauert. Wichtig ist, dass Sie klar definieren, wobei die KI helfen soll – und wo weiterhin Ihr Fachwissen gefragt ist.
2. Der Mensch entscheidet – KI bereitet nur vor.
   KI-Tools sind hervorragende Sparringspartner: Sie sammeln Argumente, strukturieren Informationen und liefern Varianten, auf die man selbst vielleicht nicht gekommen wäre. Die Entscheidung, welche Preise Sie anbieten, welche Konditionen gelten oder welche Formulierung an den Kunden geht, bleibt aber bei Ihnen. Wer KI so nutzt, trifft oft bessere, weil besser vorbereitete Entscheidungen.
3. Datenschutz und Prüfpflicht bleiben Chefsache.
   So hilfreich generative KI sein kann: Sie erfindet auch Fakten, Quellen und angebliche Rechtsgrundlagen. Und: Nicht jedes Tool ist automatisch datenschutzkonform (eher die wenigsten). Geben Sie in frei zugänglichen Versionen keine vertraulichen Kundendaten, keine sensiblen Mitarbeiterinformationen und keine Betriebsgeheimnisse ein. Ergebnisse aus der KI sollten Sie wie Vorschläge eines neuen Mitarbeiters betrachten: oft hilfreich – aber noch nicht freigegeben.

Ein Praxisbeispiel: Ein Unternehmer lässt sich von einer KI erste Angebotsentwürfe schreiben. Die Struktur, Formulierungen und Argumente kommen aus dem System – Preise, individuelle Zusagen und rechtlich heikle Formulierungen prüft er selbst. So spart er Zeit, ohne Kontrolle abzugeben. 

Mit welchen KI-Tools Sie heute gut arbeiten können

Bei der Vielzahl an Angeboten hilft es, nicht jedem einzelnen Produkt hinterherzulaufen, sondern in Kategorien zu denken:

1. Allgemeine KI-Assistenten
   Dazu gehören Werkzeuge wie ChatGPT, Claude oder Gemini. Sie eignen sich vor allem für Texte, Ideen, Erklärungen und erste Konzepte. Achten Sie darauf, ob es eine Business- oder Teamvariante mit klaren Datenschutzregelungen gibt und ob Sie steuern können, ob Ihre Eingaben zum Training genutzt und die Daten in Europa gehostet werden.
2. KI in bekannten Programmen
   Viele nutzen bereits Microsoft 365, Google Workspace oder ähnliche Lösungen. Deren eingebaute KI-Funktionen haben einen großen Vorteil: Ihr Team bleibt in der gewohnten Arbeitsumgebung. Hier lohnt sich ein Blick in die Einstellungen und in die Unterlagen Ihrer IT- oder Datenschutzbeauftragten: Welche Funktionen sind freigegeben, welche Daten werden verarbeitet, wo stehen die Server?
3. Spezialisierte Helfer
   Recherche-Tools wie Perplexity, Transkriptions-Tools, Präsentationsassistenten, Grafik- und Bildgeneratoren oder interne Wissens-Chatbots können sehr nützlich sein – gerade, wenn Sie regelmäßig ähnliche Aufgaben erledigen. Prüfen Sie hier besonders sorgfältig die Nutzungsbedingungen: Welche Daten werden gespeichert, wer hat Zugriff und können Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen?

Statt möglichst viele Tools auszuprobieren, hat sich ein anderer Ansatz bewährt: Lieber zwei bis drei Werkzeuge auswählen, diese sauber prüfen und dann konsequent im Alltag nutzen. So entsteht Routine – und Ihr Team weiß, woran es ist.

• Wählen Sie einen Zeitfresser aus (z.B. Protokolle von Team- oder Kundenbesprechungen, Standard-E-Mails, Angebote erstellen).
• Testen Sie ein freigegebenes KI-Tool genau dafür – und lesen Sie alle Ergebnisse kritisch gegen.
• Halten Sie in einem kurzen Satz fest, was erlaubt ist: Welche Daten dürfen hinein, welche Aufgaben sind geeignet?

Fazit: Die KI-Welt dreht sich schnell – doch Sie müssen nicht jede Kurve mitnehmen. Wenn Sie verstehen, wo KI Ihnen konkret hilft, welche Risiken Sie im Blick behalten müssen und nach welchen Kriterien Sie Tools auswählen, schaffen Sie Klarheit im Unternehmen. So wird KI vom Hype-Thema zum praktischen Helfer im Alltag.

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Grafik erstellt mit KI – Gemini Notebook

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Die gute Nachricht: Es gibt mehrere Wege, wie Sie Ihr Unternehmen übergeben können. Und: Wenn Sie frühzeitig planen, erweitern Sie Ihre Optionen deutlich und behalten die Zügel in der Hand.

Warum sollten Sie früh planen?

Nachfolge ist kein Termin beim Notar, sondern ein Prozess über mehrere Jahre. Wenn Sie rechtzeitig starten,

• vermeiden Sie Notlösungen („Hauptsache weg“),
• steigern Sie den Wert Ihres Unternehmens durch bessere Strukturen und geringere Inhaberabhängigkeit,
• reduzieren Sie Stress – für Sie, Ihre Familie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden.

Früh planen heißt nicht, morgen aufzuhören – sondern bewusst zu entscheiden, wie Ihr Leben und Ihr Unternehmen in fünf, sieben oder zehn Jahren aussehen sollen.

Die wichtigsten Wege in Kürze

1. Verkauf
   Übergabe der Anteile an einen externen Käufer, Wettbewerber oder Investor – oft mit einer Übergangsphase, in der der bisherige Inhaber noch mitarbeitet. Vorteil: klarer Schnitt, gut planbarer Kaufpreis. Wichtig: rechtzeitig Käufer suchen und steuerliche Gestaltung klären. Die potenziellen Käufer stehen allerdings heutzutage meist nicht mehr Schlange.
2. Beteiligungsmodelle
   Vom Alleininhaber zum Partnerteam: schrittweiser Anteilsverkauf an Mitarbeiter oder externe Partner. Der Inhaber gibt Verantwortung und Anteile nach und nach ab und bleibt zunächst mit an Bord. Geeignet, wenn es starke Mitarbeiter gibt, die „hineinwachsen“ sollen.
3. Familiennachfolge
   Übergabe an Kinder oder andere Angehörige. Das kann eine ideale Lösung sein – vorausgesetzt, die Nachfolger wollen wirklich und bringen die nötigen Fähigkeiten mit. Hier sind klare Gespräche wichtiger als unausgesprochene Erwartungen.
4. Fusion/Zusammenschluss
   Zusammenschluss mit einem anderen Unternehmen oder einer Gruppe. So entstehen größere Einheiten, die zum Beispiel bei Personal, Digitalisierung und Spezialisierung besser aufgestellt sind. Der bisherige Inhaber kann sich Schritt für Schritt zurückziehen.
5. Bewusstes „Feierabendmodell“
   Wenn kein Nachfolger in Sicht ist oder der Betrieb nicht verkäuflich ist, kann ein geplanter, geordneter Abschluss die beste Lösung sein: Kunden werden frühzeitig übergeben, Mitarbeiter unterstützt, Verträge sauber beendet. Das ist etwas völlig anderes als eine Notschließung.

Plan A, B und C – statt alles auf eine Karte

In der Praxis ist es hilfreich, mehrere Szenarien zu denken:

• Plan A: Wunschnachfolge (z. B. Übergabe an zwei langjährige Mitarbeiter)
• Plan B: realistische Alternative (z. B. Verkauf an einen externen Käufer)
• Plan C: bewusstes Feierabendmodell, falls weder interne noch externe Nachfolge gelingt

So bleiben Sie flexibel und können Ihre Pläne anpassen, wenn sich Markt, Familie oder eigene Ziele verändern.

Was macht Ihr Unternehmen attraktiv für Nachfolger?

Unabhängig vom Modell schauen Nachfolger besonders auf vier Punkte:

• Ertragskraft & Zahlen: stabile Gewinne, transparente Unterlagen, nachvollziehbare Entwicklungen.
• Prozesse & Organisation: Der Betrieb läuft auch ohne den Chef – Abläufe sind dokumentiert, Zuständigkeiten klar.
• Kundenstruktur: keine extreme Abhängigkeit von Einzelkunden, klare Positionierung.
• Mitarbeiter: motiviertes, qualifiziertes Team, das bleiben möchte.

An diesen Stellschrauben können Sie schon Jahre vor der eigentlichen Übergabe drehen – und damit sowohl den Wert Ihres Unternehmens als auch Ihre persönliche Entlastung erhöhen.

Ihre Steuerberaterinnen und Steuerberater als Sparringspartner

Wir kennen Ihre Zahlen, Ihre Struktur und oft auch Ihre persönliche Situation. Daher sind wir die idealen Berater für Ihre Nachfolgeüberlegungen. Lassen Sie uns gemeinsam

• durchspielen, welche Nachfolgewege zu Ihrem Unternehmen passen,
• die steuerlichen Folgen von Verkauf, Schenkung oder Beteiligung planen,
• zeigen, welche Maßnahmen den Unternehmenswert und die Attraktivität für Nachfolger erhöhen.

Ein erstes Gespräch wird noch keine fertige Lösung bringen – aber es ist der wichtigste Schritt, um aus einem diffusen „Da müsste ich mal ran“ einen konkreten Plan zu machen.

Fazit: Unternehmensnachfolge ist gestaltbar. Der beste Zeitpunkt, darüber nachzudenken, ist lange bevor sie akut wird.

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In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was sich ändert, wie Sie davon profitieren können und worauf Sie schon heute achten sollten.

1.    Vom Garantieprodukt zum Investmentdepot

Viele kennen die klassische Riester-Rente: hohe Kosten, starre Garantien, überschaubare Renditechancen. Das neue Modell dreht diesen Ansatz um.

Kernidee ab 2027: Statt teurer Versicherungsmäntel steht ein Wertpapierdepot im Mittelpunkt. Sie investieren Ihr Geld direkt in breit gestreute ETFs und weltweite Aktienfonds. So nutzen Sie langfristig die Ertragschancen der Kapitalmärkte.

Für alle, die sich nicht selbst um die Fondsauswahl kümmern möchten, wird es ein standardisiertes, staatlich geprüftes Basisdepot geben. Die Kosten dieses Standardangebots werden streng begrenzt und sollen maximal bei rund 1 % liegen.

2.    Die neuen Zulagen: Der Staat gießt mit

Geld wächst nicht von allein – aber der Staat unterstützt Ihren Vermögensaufbau künftig sehr deutlich. Die Förderung ist dabei klar strukturiert:

• Grundzulage: Für die ersten 360 €, die Sie im Jahr in Ihr Altersvorsorgedepot einzahlen, erhalten Sie 50 % als Zulage.
• zusätzliche Förderung: Für Einzahlungen über diese 360 € hinaus, bis zu einem Gesamtbetrag von 1.800 € jährlich, gibt es weitere 25 % Förderung je Euro.

Damit können Sie sich pro Jahr staatliche Zuschüsse von bis zu 540 € sichern – zusätzlich zu Ihren eigenen Einzahlungen.

2.1.       Extraunterstützung für Familien

Wenn Kinder im Haushalt leben, verstärkt der Staat die Gießkanne noch einmal:

• Pro Kind sind Zuschüsse von bis zu 300 € im Jahr möglich.
• Um die volle Kinderzulage zu erhalten, genügt bereits ein eigener Sparbeitrag von rund 25 € im Monat.

Gerade für Familien kann so mit vergleichsweise überschaubaren Beträgen langfristig ein spürbares Altersvorsorgepolster aufgebaut werden.

2.2 Startvorteil für Jüngere

Wer früh beginnt, profitiert doppelt – durch den Zinseszinseffekt und durch einen zusätzlichen Bonus:

• Wer bei Eröffnung des Altersvorsorgedepots noch keine 25 Jahre alt ist, erhält einmalig einen Startbonus von 200 €.

3.    Steuervorteile: Wachstum im Hintergrund

Auch steuerlich wird das neue Modell attraktiv ausgestaltet: Während der Ansparphase wächst Ihr Vermögen im Depot ohne laufende Steuerbelastung.

• Kursgewinne, Zinsen und Dividenden bleiben im Depot während der Laufzeit steuerfrei.
• Umschichtungen innerhalb des Depots sind möglich, ohne dass sofort Steuern anfallen.

Die Versteuerung erfolgt erst in der Auszahlungsphase im Ruhestand. In dieser Zeit liegt der persönliche Steuersatz erfahrungsgemäß oft niedriger als während des aktiven Berufslebens.

Zusätzlich ist vorgesehen, dass Sie Ihre Einzahlungen zu einem gewissen Umfang auch als Sonderausgaben in der Steuererklärung geltend machen können. Hierdurch kann sich ein weiterer Steuervorteil ergeben.

4.    Endlich mit dabei: Selbstständige

Für viele Selbstständige, Freiberuflerinnen und Freiberufler war die bisherige Riester-Förderung nur eingeschränkt oder gar nicht nutzbar. Das neue Altersvorsorgedepot soll diesen Kreis ausdrücklich einbeziehen.

Das bedeutet:

• Auch Selbstständige sollen das neue, geförderte Depot ohne besondere Zugangshürden nutzen können.
• Damit öffnet sich die Tür, staatlich unterstützt Vermögen für den Ruhestand aufzubauen – etwas, das bislang vielen Solo-Selbstständigen und Kleinunternehmern verwehrt blieb.

5.    Was passiert mit bestehenden Riester-Verträgen?

Tipp: Wenn Sie noch einen bestehenden Riester-Vertrag haben, ist Ruhe bewahren die wichtigste Regel. Eine vorschnelle Kündigung wäre in der Regel mit erheblichen Nachteilen verbunden:

Denn bei einer Kündigung müssten alle bisher erhaltenen Zulagen und möglichen Steuervorteile vollständig zurückgezahlt werden.

Ab 2027 sind dagegen folgende Wege vorgesehen:

• Fortführen des bestehenden Vertrags
  Sie können Ihren bisherigen Vertrag zu den vereinbarten Konditionen weiterlaufen lassen.
• Übertragung in das neue Altersvorsorgedepot
  Sie haben die Möglichkeit, Ihr bisher angespartes Riester-Guthaben auf ein neues Altersvorsorgedepot zu übertragen. Dabei sollen alle bislang gewährten staatlichen Zulagen vollständig erhalten bleiben.

Im neuen Depot profitieren Sie dann von den niedrigeren Kostenstrukturen und den höheren Renditechancen der Wertpapierlösung.
Welche Variante für Sie persönlich sinnvoll ist, hängt unter anderem von Ihrem bisherigen Vertrag, Ihrer Risikoneigung und Ihrer aktuellen Lebenssituation ab.

Tipp Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Vorsorgesituation

• Gibt es bereits Riester-, Basis- oder Betriebsrenten?
• Wie hoch sind die bisherigen Einzahlungen?
• Welche Produkte verursachen vergleichsweise hohe Kosten bei überschaubarer Rendite?

Fazit: Mehr Unterstützung, mehr Gestaltungsmöglichkeiten

Noch sind einige Details in der konkreten Ausgestaltung abzuwarten. Klar ist aber schon jetzt: Wer sich rechtzeitig informiert und seine bestehende Vorsorge prüft, kann die neuen Möglichkeiten ab 2027 gezielt für sich nutzen.
Strategie für 2027 vorbereiten: Nutzen Sie die Zeit, um gemeinsam mit uns zu klären, welche Rolle das neue Altersvorsorgedepot in Ihrem Finanzplan spielen kann. Wichtig ist, dass Ihre Vorsorge zu Ihren Zielen, Ihrem Zeithorizont und Ihrem Sicherheitsbedürfnis passt.

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1. Was ist betriebliche Altersversorgung?

Bei der betrieblichen Altersversorgung sagen Sie Ihren Beschäftigten zusätzlich zur gesetzlichen Rente eine weitere Versorgung zu. Das kann zum Beispiel sein:

• eine zusätzliche monatliche Rente im Alter
• eine einmalige Kapitalzahlung
• oder eine Versorgung für Hinterbliebene

Finanziert werden kann die bAV auf drei Wegen:

• Ihre Mitarbeitenden wandeln einen Teil ihres Bruttogehalts in Beiträge um (sog. Entgeltumwandlung).
• Sie als Arbeitgeber zahlen eigene Beiträge ein.
• Oder Sie kombinieren beides.

Der große Vorteil: Der Staat unterstützt diese Form der Altersvorsorge steuerlich und – innerhalb bestimmter Grenzen – auch bei den Sozialabgaben.

2. Welche Regeln gelten aktuell für die Beiträge?

2.1 Steuer- und Sozialabgabenfreiheit: Wie viel ist möglich?

Beiträge in eine kapitalgedeckte betriebliche Altersversorgung (z.B. Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds) können bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuerfrei und teilweise auch sozialabgabenfrei sein.

Für das Jahr 2026 gelten folgende Richtwerte:

• Die maßgebliche Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung beträgt 101.400 € im Jahr.
• Davon können bis zu 8 % steuerfrei in die betriebliche Altersversorgung fließen. Das entspricht einem Betrag von bis zu 8.112 € pro Jahr.
• Innerhalb dieses Rahmens sind bis zu 4 % zusätzlich auch von Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Das entspricht einem Betrag von bis zu 4.056 € pro Jahr.

Vereinfacht gesagt:

• Bis 4.056 € pro Jahr sind Beiträge in die bAV sowohl steuerfrei als auch sozialabgabenfrei.
• Weitere rund 4.056 € pro Jahr können zusätzlich steuerfrei, aber nicht mehr sozialabgabenfrei gezahlt werden.

Steigt die Beitragsbemessungsgrenze in den nächsten Jahren weiter, erhöhen sich automatisch auch diese Fördergrenzen. Wir prüfen für Sie im Einzelfall, welche Beträge für Ihre Mitarbeitenden aktuell möglich sind.

2.2 Pflicht-Arbeitgeberzuschuss bei Entgeltumwandlung

Wenn Ihre Mitarbeitenden einen Teil ihres Bruttogehalts in eine bAV umwandeln, sparen Sie als Arbeitgeber in der Regel Sozialversicherungsbeiträge. Ein Teil dieser Ersparnis muss an die Mitarbeitenden weitergegeben werden.

Konkret heißt das: Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Gehalt in bAV-Beiträge umwandelt und Sie dadurch tatsächlich Sozialabgaben sparen, müssen Sie mindestens 15 % des umgewandelten Betrags zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss in die bAV einzahlen.

Wichtig:

• Diese Pflicht gilt nicht nur für neue Vereinbarungen, sondern seit 2022 auch für ältere Zusagen, die schon vor 2019 getroffen wurden.
• Fehlt dieser Zuschuss, können Mitarbeitende Nachzahlungen verlangen.

2.3 Besondere Förderung für Geringverdiener

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit einem monatlichen Bruttolohn bis 2.575 € gibt es eine zusätzliche Förderung. Wenn Sie für diese Beschäftigten zusätzliche bAV-Beiträge leisten, gilt:

• Sie können bis zu 960 € pro Jahr zusätzlich in eine bAV einzahlen.
• Diese Beiträge kommen zusätzlich zu den „normalen“ steuerbegünstigten Beiträgen.
• Als Arbeitgeber erhalten Sie 30 % dieser Beiträge als direkte steuerliche Entlastung – also bis zu 288 € pro Jahr und Mitarbeiter.

Damit können Sie insbesondere für Geringverdiener sehr attraktive bAV-Leistungen anbieten – und werden gleichzeitig steuerlich entlastet.

3. Tipp Matching-Modelle: Mehr Anreiz durch abgestufte Zuschüsse

Viele Arbeitgeber arbeiten bereits mit sogenannten Matching-Modellen: Der Arbeitgeber zahlt einen höheren Beitrag in die bAV, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst ebenfalls einen bestimmten Mindestbeitrag aus dem eigenen Gehalt einbringt.

Beispiele:

• „Zahlen Sie selbst 50 €, legen wir als Arbeitgeber noch einmal 50 € dazu.“
• „Ab einem eigenen Beitrag von 100 € im Monat verdoppeln wir Ihren Beitrag.“

Solche Modelle sind grundsätzlich steuerlich zulässig, solange die insgesamt gezahlten Beiträge innerhalb der genannten Höchstgrenzen bleiben. Richtig gestaltet, können Matching-Modelle die bAV für Ihre Mitarbeitenden deutlich attraktiver machen.

4. Ihre To-do-Liste als Arbeitgeber

Damit Sie die Chancen der betrieblichen Altersversorgung optimal nutzen und keine gesetzlichen Pflichten übersehen, empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:

1. Bestehende Entgeltumwandlungsvereinbarungen prüfen

Kontrollieren Sie alle Vereinbarungen – insbesondere ältere Zusagen vor 2019 – darauf, ob der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss von mindestens 15 % korrekt berücksichtigt ist.

2. Höchstbeträge 2026 ausschöpfen

Vergleichen Sie die aktuell gezahlten bAV-Beiträge mit den möglichen Höchstbeträgen. Oft ist noch Luft nach oben, um die Versorgung Ihrer Mitarbeitenden zu verbessern.

3. Förderung für Geringverdiener nutzen

Prüfen Sie, ob Sie Mitarbeitende mit niedrigeren Einkommen durch zusätzliche, besonders geförderte Arbeitgeberbeiträge besser absichern können.

4. Vertragsunterlagen und Regelungen aktualisieren

Überarbeiten Sie Betriebsvereinbarungen, Richtlinien und arbeitsvertragliche Regelungen zur bAV. Überlegen Sie, ob ein modernes Zuschuss- oder Matching-Modell für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

5. Mitarbeitende aktiv informieren

Integrieren Sie Informationen zur bAV in Onboarding-Gespräche, Personalgespräche und interne Kommunikation. Klare Beispiele und Rechenmodelle helfen, die Vorteile greifbar zu machen.

Gern unterstützen wir Sie dabei, Ihre bestehende bAV zu überprüfen oder ein neues, passgenaues Modell für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Sprechen Sie uns einfach an – wir erläutern Ihnen die Möglichkeiten im persönlichen Gespräch und auf Ihre Situation zugeschnitten.

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Wenn Sie gemeinsam mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin eine Gewerbeimmobilie vermieten – zum Beispiel ein Büro oder ein Ladengeschäft –, dann betrifft Sie eine aktuelle Regelung der Finanzverwaltung direkt. Und der Handlungsbedarf ist konkreter, als er auf den ersten Blick erscheint.

Was eine „Bruchteilsgemeinschaft“ ist – ohne Fachjargon

Stellen Sie sich eine stille Partnerschaft vor: Beide sind beteiligt, beide tragen Verantwortung, aber nach außen tritt nicht immer sofort erkennbar hervor, wer genau in welcher Rolle handelt. Ähnlich verhält es sich bei der Bruchteilsgemeinschaft.

Wenn Sie und Ihr Partner oder Ihre Partnerin gemeinsam als Eigentümer im Grundbuch stehen – etwa je zur Hälfte – und diese Immobilie zusammen vermieten, bilden Sie aus rechtlicher Sicht eine Bruchteilsgemeinschaft. Das ist keine Gesellschaft im klassischen Sinne, sondern das rechtliche Konstrukt hinter diesem gemeinschaftlichen Eigentum.

Was sich jetzt geändert hat: Das Bundesfinanzministerium hat im April 2026 klargestellt, unter welchen Voraussetzungen eine solche Gemeinschaft als gemeinsames umsatzsteuerliches Unternehmen gilt – und was das für Ihre eingehenden Rechnungen bedeutet.

Die neue Regelung – und warum sie für Sie relevant ist

Bisher war oft unklar, ob bei einer gemeinsamen Vermietung die Gemeinschaft als Ganzes Unternehmerin im Sinne der Umsatzsteuer ist – oder nur einer der Beteiligten. Das hatte praktische Konsequenzen, zum Beispiel bei der Frage: Wer darf eigentlich die Vorsteuer aus Handwerkerrechnungen abziehen?

Die Finanzverwaltung sagt jetzt: Wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind, gilt die Gemeinschaft als eigenständiger Unternehmer:

• Beide sind zu gleichen Anteilen beteiligt (z. B. je 50 %).
• Entscheidungen werden gemeinsam
• Beide treten nach außen im Wesentlichen gemeinsam als Vermieter auf – etwa in Mietverträgen oder im Schriftverkehr.

Was das konkret bedeutet: Die Rechnung entscheidet

Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, muss als Leistungsempfänger korrekt auf der Eingangsrechnung ausgewiesen sein. Gilt die Gemeinschaft als gemeinsamer Unternehmer, muss folglich die Gemeinschaft – also beide Personen – auf der Rechnung als Rechnungsempfänger erscheinen.

Nicht ausreichend ist es, wenn nur diejenige Person auf der Rechnung steht, die zufällig den Handwerker beauftragt oder die letzte E-Mail geschrieben hat.

Ein Beispiel: Sie beauftragen eine Malerfirma für Ihre gemeinsam vermietete Gewerbeeinheit. Ihr Mann kümmert sich um die Abstimmung vor Ort. Die Rechnung kommt auf seinen Namen. Ergebnis: Der Vorsteuerabzug ist gefährdet – obwohl die Leistung der gemeinsamen Immobilie zugutekam.

Für das Finanzamt gilt: Maßgeblich ist, wer die Leistung erhalten hat – nicht, wer bezahlt oder den Auftrag koordiniert hat.

Drei Maßnahmen, die Sie jetzt ergreifen sollten

1. Klären Sie Ihre umsatzsteuerliche Ausgangssituation

Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung: Gilt Ihre Vermietergemeinschaft als gemeinsamer Unternehmer? Das hängt von Beteiligungsquoten, dem Außenauftritt und der gemeinsamen Willensbildung ab. Einmal sauber festgestellt, schafft das Planungssicherheit – auch für künftige Investitionen.

2. Geben Sie Dienstleistern die richtige Rechnungsadresse vor

Teilen Sie Handwerkern, Architekten, Reinigungsfirmen und allen anderen Dienstleistern schriftlich mit, wie die Rechnung auszustellen ist – zum Beispiel:

„Anna Muster und Max Muster, Vermietungsgemeinschaft, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“

Am besten bei jeder Auftragserteilung direkt schriftlich fixieren – eine kurze E-Mail oder ein Auftragsformular genügt.

3. Prüfen Sie eingehende Rechnungen systematisch

Bevor eine Rechnung gebucht wird, lohnt ein kurzer Check: Stehen dort beide Namen als Rechnungsempfänger? Ist das nicht der Fall, bitten Sie umgehend um eine Rechnungsberichtigung. Erst mit einer korrekten, berichtigten Rechnung ist der Vorsteuerabzug gesichert.

Worauf Sie besonders achten sollten

• Rechnungsberichtigungen funktionieren – aber sie müssen rechtzeitig angefordert werden. Je länger man wartet, desto schwieriger wird es, den Dienstleister zur Korrektur zu bewegen.
• Wer mehrere Immobilien gemeinsam vermietet, aber mit unterschiedlichen Beteiligungsquoten, hat unter Umständen je Immobilie eine separate Gemeinschaft mit eigener umsatzsteuerlicher Einordnung. Auch das sollte einmal geordnet betrachtet werden.

Fazit: Ein überschaubarer Aufwand mit großer Wirkung

Die neue Klarstellung der Finanzverwaltung schafft mehr Rechtssicherheit – stellt aber auch höhere Anforderungen an die Sorgfalt im Rechnungswesen. Wer jetzt die richtigen Weichen stellt, sichert seinen Vorsteuerabzug nachhaltig und vermeidet unnötige Diskussionen beim nächsten Betriebsprüfer.

Sprechen Sie uns gern an – wir klären gemeinsam, wie Ihre Vermietungssituation einzuordnen ist und was konkret zu tun ist.

Der Beitrag Gemeinsam vermieten, Vorsteuer sichern erschien zuerst auf Steuerkanzlei Richter .

In dieser Ausgabe lesen Sie

• Gemeinsam vermieten, Vorsteuer sichern
• Betriebliche Altersversorgung – Chancen als Arbeitgeber
• Ihre Altersvorsorge bekommt ein Upgrade
• Unternehmensnachfolge – Jetzt gestalten
• Die E-Rechnung: Ihr Fahrplan
• KI: Überblick im Tool-Dschungel behalten

Viel Spaß beim Lesen
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Der Beitrag Lotse Mandantenmagazin 3. Quartal 2026 erschien zuerst auf Steuerkanzlei Richter .

Besonders hilfreich ist heute eine rollierende Planung mit realistischen Was-wäre-wenn-Szenarien: Was passiert, wenn Energiekosten steigen, Kundenzahlungen später eingehen oder Finanzierungskosten höher ausfallen als geplant? Wer solche Entwicklungen regelmäßig durchrechnet, erkennt Risiken früher und kann rechtzeitig gegensteuern.

Warum eine gute Liquiditätsplanung unverzichtbar ist

Eine sorgfältige Liquiditätsplanung gehört heute zu den wichtigsten Steuerungsinstrumenten im Unternehmen. Sinnvoll ist ein Planungshorizont von mindestens sechs, besser zwölf Monaten. Zusätzlich kann eine kurzfristige 13-Wochen-Planung helfen, kritische Zahlungsströme noch genauer zu überwachen. Im Unterschied zur Buchhaltung, die Vergangenes dokumentiert, richtet die Liquiditätsplanung den Blick nach vorn: Welche Einzahlungen sind realistisch zu erwarten, welche Ausgaben werden wann fällig, und wo entstehen mögliche Lücken?

Aus der Gegenüberstellung geplanter Ein- und Auszahlungen ergibt sich, ob in einzelnen Monaten ein Überschuss oder eine Unterdeckung droht. Genau diese Transparenz ist entscheidend: Sie zeigt nicht nur, ob Rechnungen, Löhne und Kreditraten pünktlich bezahlt werden können, sondern auch, wann konkrete Maßnahmen erforderlich sind.

Diese Fragen sollten Sie regelmäßig prüfen:

• Welche fixen Kosten fallen an (z.B. Miete, Personal), und wie entwickeln sie sich?
• Wann fallen Zinszahlungen und Tilgung für Kredite an?
• Bis wann müssen Sie Verbindlichkeiten bei Lieferanten beglichen haben?
• Wann werden Ihre Kunden (voraussichtlich) welche Rechnungen bezahlen?
• Welchen Umfang hat Ihr Kontokorrentkredit bei Ihrer Bank?
• Welche weiteren Kreditspielräume stehen Ihnen zur Verfügung?
• Welche eigenen Reserven können Sie einbringen, wenn das Geld knapp wird?

Woher kommen die Zahlen für Ihre Planung?

• auf dem Girokonto (Höhe Ihres möglichen Überziehungskredits bzw. Kontokorrentkredits)
• bei den offenen Forderungen, also noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Kunden
• bei den offenen Verbindlichkeiten, also Ihren noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Lieferanten
• bei den Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Kreditverträgen, Leasingverträgen (Ihre fixen Kosten)

Was Sie bei drohender Unterdeckung tun können

• Verkürzen Sie Zahlungsziele, wo es marktseitig möglich ist.
• Schaffen Sie Anreize für schnelle Zahlung, zum Beispiel durch Skonto.
• Vereinbaren Sie Anzahlungen oder Teilzahlungen, wenn Leistungen über einen längeren Zeitraum erbracht werden.
• Nutzen Sie den Kontokorrentkredit nur als kurzfristige Überbrückung und nicht zur dauerhaften Finanzierung langfristiger Investitionen.
• Sprechen Sie frühzeitig mit Lieferanten, wenn Zahlungsziele angepasst werden müssen.
• Prüfen Sie zusätzliche Finanzierungsspielräume, etwa über Beteiligungskapital oder passende Betriebsmittellösungen.
• Nutzen Sie bei Bedarf Factoring oder die Abtretung von Forderungen, um gebundenes Kapital schneller freizusetzen.
• Verfolgen Sie offene Forderungen konsequent und strukturiert.
• Im äußersten Fall kann auch die Veräußerung nicht betriebsnotwendiger Vermögenswerte sinnvoll sein.

Wie hoch sollte die Liquiditätsreserve sein?

Eine feste Reserve bleibt sinnvoll. Häufig wird als Orientierung ein Puffer für rund zwei bis drei Monate laufender Ausgaben genannt. Wie hoch die passende Reserve tatsächlich sein sollte, hängt jedoch von Ihrem Geschäftsmodell, der Planbarkeit Ihrer Einnahmen, Ihrer Kostenstruktur und Ihren verfügbaren Kreditlinien ab. Entscheidend ist, dass Ihr Unternehmen auch bei Verzögerungen oder kurzfristigen Belastungen zahlungsfähig bleibt.

Finanzierung passend zur Kapitalbindung aufstellen

Ein bewährter Grundsatz gilt weiterhin: Langfristig gebundenes Kapital, etwa in Anlagen, Vorräten oder dauerhaft hohen Forderungsbeständen, sollte möglichst auch langfristig finanziert werden. Kurzfristige Kreditlinien sind dagegen vor allem für vorübergehende Schwankungen gedacht. Gerade in Wachstumsphasen steigt der Finanzierungsbedarf oft schneller als erwartet, weil mehr Kapital in Lagerbeständen, Projekten oder offenen Forderungen gebunden ist.

Fazit: Wer seine Liquidität regelmäßig plant, Szenarien durchspielt und frühzeitig reagiert, verschafft sich einen echten Handlungsvorteil. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten ist nicht nur der Gewinn entscheidend, sondern vor allem die Fähigkeit, jederzeit zahlungsfähig zu bleiben.

Die häufigsten Fehler in der Liquiditätsplanung

1. Die Planung startet zu spät und der tatsächliche Umsetzungsaufwand wird unterschätzt.
2. Der Umsatz wird zu optimistisch angesetzt.
3. Steigende Betriebskosten werden nicht realistisch mit der Umsatzentwicklung abgeglichen.
4. Zusätzliche Investitionen werden nicht eingeplant und es fehlen ausreichende Reserven.
5. Förderungen oder Finanzierungskombinationen werden nicht geprüft, obwohl sie die Kostenbelastung senken könnten.
6. Für das Working Capital wird zu wenig Finanzierung eingeplant.
7. Kurzfristige Kredite werden für langfristige Investitionen genutzt.
8. Best-Case- und Worst-Case-Szenarien werden nicht durchgespielt.
9. Die Planung wird im laufenden Jahr nicht an veränderte Rahmenbedingungen angepasst.
10. Gespräche mit der Hausbank oder anderen Finanzierungspartnern beginnen zu spät.

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a) Verkauf oder Übergabe – „Beisetzung mit Organspende“

• Ihre werbende Tätigkeit endet mit dem letzten Auftrag im eigenen Namen.
• Danach folgt noch eine Abwicklung (z.B. Schlussrechnungen, Übergabe von Unterlagen), die steuerlich weiterhin zum Unternehmen gehört.

b) Betriebsunterbrechung oder Verpachtung – „Ruhe in der Gruft“

• Wird z.B. nur das Betriebsgrundstück als wichtigste Grundlage langfristig verpachtet, kann das trotz Stillstand eine Betriebsunterbrechung sein – nicht zwingend eine Betriebsaufgabe.
• Erst wenn keine wesentlichen Betriebsgrundlagen mehr da sind, kommt es unabhängig von einer Erklärung zur zwangsweisen Betriebsaufgabe – dann ist der Betrieb endgültig „bestattet“.

c) Betriebsaufgabe – „endgültige Beerdigung“

• die gewerbliche Tätigkeit endgültig eingestellt wird,
• alle wesentlichen Grundlagen (z.B. Maschinen, Fahrzeuge, Betriebsgebäude) innerhalb kurzer Zeit verkauft, entnommen oder verschrottet werden und
• der Betrieb als selbstständiger Organismus des Wirtschaftslebens aufhört zu existieren.

d) Insolvenz – „Beerdigung mit Gericht“

2. Die „Trauerfeier“ organisieren: Die sechs Schritte zur Beendigung

1. Letzte Aufträge abarbeiten, keine neuen mehr annehmen. Die werbende Tätigkeit endet, wenn Sie keine Leistungen mehr am Markt anbieten; die Abwicklung läuft aber noch weiter.
2. Firmenvermögen „verteilen“: verkaufen, entnehmen, entsorgen. Maschinen, Fahrzeuge, Lagerbestände und Werkzeuge müssen verkauft, in Ihr Privatvermögen übernommen oder verschrottet werden; das ist Kern einer Betriebsaufgabe.
3. Verträge „abmelden“: Miet-, Leasing-, Telefon-, Versicherungs- und Energieverträge kündigen oder auf den Nachfolger übertragen; diese Abwicklung gehört noch zum Unternehmen.
4. Gewerbe abmelden und Registereinträge beenden. Typische Merkmale für das Ende der selbstständigen Tätigkeit sind Gewerbeabmeldung, Auflösung, Liquidation oder Löschung im Handelsregister bzw. in der Handwerksrolle.
5. Steuern „abschließen“: Schluss- und Jahreserklärungen. Einkommen‑/Körperschaft- und Gewerbesteuer laufen bis zur tatsächlichen Einstellung der werbenden Tätigkeit bzw. bis zum Ende der Abwicklung; erst dann erlischt die Gewerbesteuerpflicht.
6. Sozialversicherung klären. Endet die selbstständige Tätigkeit (oder wird der Betrieb verkauft/aufgegeben), wirkt sich das auf Kranken‑, Renten‑ und ggf. Berufsgenossenschaftsbeiträge aus.

3. Nach der Beerdigung: „Nachwirkungen“ von Steuern und Haftung

• Umsatzsteuer: Die Unternehmereigenschaft endet erst, wenn wirklich alle mit dem Betrieb zusammenhängenden Rechtsbeziehungen abgewickelt sind; auch spätere Verkäufe von Restvermögen können noch umsatzsteuerpflichtig sein.
• Gewerbesteuer: Bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften endet die Gewerbesteuerpflicht mit der tatsächlichen Einstellung des Betriebs, nicht bereits mit der reinen Gewerbeabmeldung.
• Haftung nach der Unternehmensfortführung von Erben: Führen Erben ein Unternehmen fort oder veräußern/verpachten es, können sie für Unternehmensschulden haften; wird das Unternehmen hingegen rechtzeitig eingestellt, entfällt die Fortführungshaftung.

4. Worauf Unternehmerinnen und Unternehmer besonders achten sollten

• Klar entscheiden: Wird das Unternehmen verkauft, verpachtet, ruhend gestellt oder wirklich endgültig „beerdigt“?
• Ende der werbenden Tätigkeit dokumentieren: Datum des letzten Auftrags, letzter Verkauf, letzte Leistung festhalten.
• Wesentliche Grundlagen im Blick behalten: Solange noch ein zentrales Betriebsgrundstück oder Kernmaschinen bleiben, geht die Finanzverwaltung eher von Betriebsunterbrechung als von endgültiger Aufgabe aus.
• Formale Schritte nicht vergessen: Ohne Gewerbeabmeldung, Löschung/Änderung im Register und Abschluss der Steuererklärungen gilt der Betrieb oft noch nicht als „bestattet“.

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1. Bankdarlehen – aber bitte gut vorbereitet

Die klassische Finanzierung läuft über die Hausbank. Nach den Zinssteigerungen der letzten Jahre liegen Unternehmenskredite zwar höher als früher, sind aber weiterhin gut darstellbar – wenn das Konzept überzeugt.

Was Banken heute sehen wollen:

• belastbare Ertrags- und Liquiditätsplanung
• klare Strategie für die Weiterentwicklung
• ausreichendes Eigenkapital
• realistische Kaufpreisvorstellung

Unser Praxistipp: Binden Sie die Bank frühzeitig ein. Wer erst mit unterschriebenem Kaufvertrag zur Bank geht, hat deutlich schlechtere Karten.

2. Fördermittel – unbedingt prüfen!

Viele Nachfolger lassen Geld auf dem Tisch liegen, weil sie Förderprogramme nicht nutzen. Dabei gibt es attraktive Instrumente, vor allem über die KfW und die regionalen Förderbanken.

Besonders interessant ist aktuell der ERP-Förderkredit „Gründung und Nachfolge“ (Nr. 077):

• bis zu 500.000 € Kredit
• 100 % Garantie über die Bürgschaftsbank
• keine eigenen Sicherheiten notwendig
• tilgungsfreie Anlaufjahre

Gerade wenn Sicherheiten fehlen, kann dieses Instrument den entscheidenden Unterschied machen.

Wichtig: Förderanträge müssen vor Vertragsabschluss gestellt werden. Nachträglich ist eine Förderung ausgeschlossen.

3. Verkäuferdarlehen – Vertrauensbeweis mit Hebelwirkung

Ein starkes Instrument in der Praxis ist das Verkäuferdarlehen. Dabei wird ein Teil des Kaufpreises (typisch 10–20 %) nicht sofort gezahlt, sondern als Darlehen vom Verkäufer stehen gelassen.

Vorteile für den Käufer:

• geringerer Kapitalbedarf
• bessere Eigenkapitalwirkung gegenüber der Bank
• Signal: „Der Verkäufer glaubt weiter an sein Unternehmen“

Vorteile für den Verkäufer:

• höhere Abschlusswahrscheinlichkeit
• laufende Zinserträge
• größerer Käuferkreis

Oft wird dieses Darlehen nachrangig ausgestaltet. Für Banken wirkt es dann eigenkapitalähnlich – ein echter Hebel in der Finanzierung.

4. Ratenzahlung oder Leibrente – Sicherheit für den Übergeber

Gerade bei familieninternen Nachfolgen werden Kaufpreise häufig in Raten gezahlt oder als Leibrente ausgestaltet.

Die Leibrente hat einen klaren Vorteil: Sie sichert dem Übergeber lebenslange Einkünfte – auf Wunsch auch für den Ehepartner. Wichtig ist eine Wertsicherungsklausel, damit die Inflation die Kaufkraft nicht schmälert.

Aber Achtung: Die steuerliche Behandlung sollte sauber durchgerechnet werden. Hier entscheidet die Struktur schnell über mehrere Zehntausend Euro Unterschied.

5. Earn-out – Kaufpreis abhängig vom Erfolg

Immer häufiger finden sich sogenannte Earn-out-Regelungen. Ein Teil des Kaufpreises wird erst gezahlt, wenn bestimmte Ziele (z. B. Gewinn oder Umsatz) erreicht werden.

Das kann sinnvoll sein, wenn:

• Käufer und Verkäufer unterschiedliche Vorstellungen über die Zukunft haben
• der Käufer Risiken absichern möchte
• der Verkäufer an weiteres Wachstum glaubt

Aber: Earn-outs sind konfliktanfällig. Klare Definitionen, Kontrollrechte und Streitregelungen sind unverzichtbar. Sonst wird aus einer Partnerschaft schnell ein Streitfall.

6. Mezzanine-Kapital – flexible Hybridlösung

Zwischen Eigen- und Fremdkapital gibt es eine Zwischenform: Mezzanine-Kapital, etwa über stille Beteiligungen oder Nachrangdarlehen von Beteiligungsgesellschaften.

Vorteile:

• stärkt die Eigenkapitalquote
• keine Stimmrechtsabgabe
• verbessert die Bonität gegenüber Banken

Gerade bei größeren Transaktionen kann das ein entscheidender zusätzlicher Baustein sein.

Die richtige Mischung macht den Unterschied

In der Praxis besteht eine solide Nachfolgefinanzierung heute häufig aus:

• 15–25 % Eigenkapital
• 40–60 % Bank- bzw. Förderdarlehen
• 10–20 % Verkäuferdarlehen
• ergänzt um einen Mezzanine-Baustein

Entscheidend ist nicht nur die Finanzierung des Kaufpreises, sondern auch ausreichend Liquidität für:

• Investitionen
• Anlaufkosten
• private Lebenshaltung
• Steuerzahlungen

Viele Nachfolgen scheitern nicht an der Bank – sondern an zu optimistischen Planungen oder zu hohen Kaufpreisvorstellungen.

Unser Rat an beide Seiten

Für Übergeber:
Lassen Sie sich frühzeitig ein schlüssiges Finanzierungskonzept vorlegen. Wer als Verkäufer flexible Bausteine anbietet, erhöht die Verkaufschancen deutlich – und sichert zugleich die eigene Altersvorsorge.

Für Übernehmer:
Beginnen Sie 12 bis 24 Monate vor der Übergabe mit der Finanzierungsplanung. Eigenkapital aufbauen, Fördermöglichkeiten prüfen, Bankgespräche vorbereiten.

Eine kluge Finanzierungsstruktur ist kein Selbstzweck. Sie entscheidet darüber, ob die Nachfolge nur ein Vertrag auf dem Papier bleibt – oder ein erfolgreicher Neustart wird.

Gern unterstützen wir Sie dabei.

Der Beitrag Unternehmensnachfolge: So finanzieren Sie den Kaufpreis klug erschien zuerst auf Steuerkanzlei Richter .