Wie oft und wie lange beschäftigen Sie sich mit der Steuerung Ihres Unternehmens? Nutzen Sie regelmäßig die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, um den Unternehmenskurs im Blick zu behalten und bei Abweichungen rechtzeitig zu reagieren?

Oder geht es Ihnen wie den meisten kleinen und mittelständischen Betrieben, die im Alltagsgeschäft eher wie im Hamsterrad treten und für Planung und Kontrolle zu wenig Zeit finden?

Dann möchten wir Ihnen heute Hilfestellungen auf den Weg geben, wie Sie im laufenden Betrieb mit nur 30 Minuten Zeit pro Woche Ihr Unternehmen sinnvoll steuern und auf Erfolgskurs halten können.

Das Zauberwort lautet Wochen-Controlling. Es gibt Hunderte von Kennzahlen, doch in der Regel sind es eine Handvoll, die über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Natürlich bleibt die Jahresplanung mit vierteljährlichem Soll-Ist-Vergleich ein guter Controlling-Ansatz, vor allem, um langfristig die Ziele festzulegen und deren Erreichen zu überprüfen.

Im laufenden Betrieb geht das leicht unter, und so ist es sinnvoller, sich auf einige wesentliche Werte zu konzentrieren, bevor das Controlling komplett vernachlässigt wird.

Welche Kennzahlen das sind, hängt von Ihrer Branche und individuellen Anforderungen ab. Hier die zehn grundlegenden Kennzahlen, die für das Wochen-Controlling herangezogen werden können, aus denen Sie sich am besten Ihre Top fünf auswählen.

1. Die generelle Orientierung: Umsatz – Vergleich Vormonat/Vorjahr

2. Lohnt sich der Auftrag? Deckungsbeitrag – nach Aufträgen/Mitarbeitern

3. Der Einsatz der Mittel – Wareneinsatzquote

4. Setzen Sie Ihre Mitarbeiter gut ein? – Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz

5. Wie viel Geschäft ist noch nicht abgerechnet? – unfertige Arbeiten

6. Spielen Sie Bank für Ihre Kunden? – Forderungsbestand

7. Bleiben die guten Kunden treu? – Umsatz mit den Topkunden

8. Können Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen? – kurzfristige Liquidität

9. Können Sie Ihre Kredite tilgen? – Schuldenabbau

10. Privatentnahmen im Verhältnis zum Gewinn

Bei der Auswahl der für Sie passenden Kennzahlen steht im Vordergrund, welche Faktoren für den Erfolg Ihres Betriebs ausschlaggebend sind.

Dafür gibt es sehr effiziente und dabei noch individuelle Lösungen für die optimale Arbeitsteilung im gesamten Bereich des betrieblichen Rechnungswesens. Durch ausgefeilte Tools sind wir insbesondere auch im Bereich Controlling in der Lage, Sie sehr effektiv bei der Führung Ihres Unternehmens zu unterstützen.

Wir bilden für Sie und mit Ihnen sehr plastisch und aussagekräftig die Steuerungsgrößen Ihres Unternehmens ab.

Damit haben Sie eine Grundlage für die kurzfristige, aber auch langfristige Absicherung Ihres Unternehmens.

WENIGER tun ist besser, als MEHR lassen!

Sie brauchen Unterstützung bei der Ermittlung dieser Zahlen? Sprechen Sie uns an.

Tipp: So setzen Sie Ihr Wochen-Controlling effizient um

Das Wissen um die wichtigsten Kennzahlen ist der erste Schritt – doch wie integrieren Sie das Wochen-Controlling in den ohnehin vollen Arbeitsalltag? Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, das Wochen-Controlling nachhaltig zu etablieren:

1. Zeitslot reservieren: Blocken Sie jeden Freitag 30 Minuten in Ihrem Kalender für das Wochen-Controlling. Das schafft Routine und verhindert, dass andere Aufgaben diesen wichtigen Termin verdrängen.
2. Auf einen Blick: Stellen Sie Ihre Top 5 auf einer Seite bzw. in einem Dokument oder auf einem Dashboard zusammen. Wichtig ist, dass die Daten einfach im Zugriff, übersichtlich und schnell erfassbar sind.
3. Schnelle Entscheidungen treffen: Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Wochen-Controlling, um unmittelbar auf Abweichungen zu reagieren. Entwickeln sich bestimmte Kennzahlen in eine negative Richtung? Dann können SIe kurzfristig Maßnahmen einleiten, um gegenzusteuern.
4. Kontinuität sichern: Stellen Sie sicher, dass das Wochen-Controlling nicht zur Eintagsfliege wird. Legen Sie einen festen Rhythmus fest und bewerten Sie regelmäßig, ob die gewählten Kennzahlen weiterhin relevant sind oder angepasst werden.

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Die Formel

EBIT      = Gewinn + Zinsen + Steuern

EBITDA = Gewinn + Zinsen + Steuern + Abschreibungen

EBIT zeigt den Gewinn Ihres Unternehmens vor Berücksichtigung von Zinsen und Steuern. Diese Kennzahl ist nützlich, um die Rentabilität Ihres Kerngeschäfts zu beurteilen, da es zeigt, wie profitabel ein Unternehmen rein aus operativer Sicht ist. Es ermöglicht auch den Vergleich der finanziellen Leistungsfähigkeit verschiedener Unternehmen, da es unabhängig von der Steuer- und Finanzierungsstruktur ist.

EBITDA geht noch einen Schritt weiter und entfernt zusätzlich Abschreibungen und Amortisationen von EBIT. Dadurch werden nicht zahlungswirksame Buchungen eliminiert, um eine bessere Einschätzung der operativen Leistungsfähigkeit zu ermöglichen. EBITDA wird oft verwendet, um die finanzielle Gesundheit von Unternehmen zu bewerten, insbesondere in Branchen mit hohen Investitions- und Abschreibungskosten wie dem Technologiesektor.

Beide Kennzahlen sind für Investoren, Kreditgeber und Manager von großem Interesse, da sie Einblicke in die Rentabilität und den Cashflow eines Unternehmens bieten. Sie helfen bei der Bewertung der operativen Effizienz, der Schuldenfähigkeit und der finanziellen Stabilität.

Dennoch sollten Sie sie nicht isoliert betrachten, sondern sie sollten immer im Zusammenhang mit anderen Finanzkennzahlen und der Branchenentwicklung analysiert werden, um ein umfassendes Bild zu erhalten.

Unser Tipp: Eine Position, die die Vergleichbarkeit von Einzelunternehmen und Personengesellschaften wie GbR oder KG mit Kapitalgesellschaften schwer macht, sind die Geschäftsführergehälter in der Kapitalgesellschaft. Diese sollten Sie entsprechend auch herausrechnen.

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Die Formel:

Wareneinsatz x 100 / Umsatz = Wareneinsatzquote in % vom Umsatz

Wareneinsatz ist dabei definiert als:

Anfangsbestand + Zugänge – Endbestand

Die korrekte Wareneinsatzquote kann also nur berechnet werden,
wenn Anfangs- und Endbestand erfasst werden. Konkret:

• Denken Sie darüber nach, ob es sich bei Ihrer Unternehmensgröße lohnt, die Bestände zum Beispiel im Wege einer permanenten Inventur monatlich zu beobachten. Insbesondere jetzt in Zeiten steigender Einstandspreise können Sie dann schneller reagieren und Ihre Verkaufspreise anpassen. Ihre monatliche Auswertung bei uns wird damit auch gegenüber Ihrer Bank noch aussagekräftiger.

• Als kleinerer Unternehmer scheuen Sie diesen Aufwand? Kalkulieren Sie zumindest einzelne, typische Verkäufe nach.

• Die Inventur zum Ende Ihres Wirtschaftsjahres ist für Sie eine lästige Pflicht? Ihr Vorteil: Wenn Sie die Inventur schnell machen, haben Sie wertvolle Informationen für Ihre zukünftige Kalkulation. Und wir als Ihre Steuerberater können viel genauer berechnen, was Sie in Ihrer Steuererklärung an endgültigen Zahlungen erwartet.

Wer schaut auf Ihren Aufschlag?

• Finanzamt – in den sogenannten „Richtsatzsammlungen“ sind die Erfahrungswerte aus vielen Betriebsprüfungen zusammengefasst. Nach Branche und Größe legt die Finanzverwaltung Bandbreiten der Aufschläge fest. Wenn Sie hier „ausscheren“, kann das Anlass für eine Betriebsprüfung sein und damit für schwierige Diskussionen sein. Daher brauchen wir Ihre Wareneinsatzqoute so schnell, wie möglich, um einen Abgleich vorzunehmen und Fehlentwicklungen zu beobachten.

• Bank – Voraussetzung für die Kreditwürdigkeit ist Ihr wirtschaftlicher Erfolg – Ihre sonstigen Kosten sind oft nur sehr bedingt beeinflussbar – daher ist die Wareneinsatzquote auch für die Bank eine wichtige Kennzahl.

Unser Tipp: Nutzen Sie Branchenvergleiche wie etwa die Branchenübersichten der Banken (Beispiel Volksbanken: https://www.vvrbank.de/wir-fuer-sie/aktuelles-regionales/firmenkunden/branchenbericht-branchen-special.html)

Auch Ihre Berufsverbände wie Innungen oder Verbände sowie Branchenzeitschriften veröffentlichen solche Kennzahlen-Informationen. Geben Sie diese Informationen gern auch an uns weiter – so können wir unsere Aufgabe als Ihr „externer Controller“ besser erfüllen.

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